コンピューターの情報を整理する (1)

会社内/組織内のヘルプデスクや IT サポートの業務を行う場合、サポートの対象となるコンピューターやソフトウェアには何があるのかを知っておくのは重要だ。
サポート対象となる組織の範囲内で、どのようなコンピューターが使われていて、そのコンピューターではどのようなソフトウェアが利用それているのか調査してまとめておけば、実際のサポートの際に一から情報収集する手間が省けるだけでなく、事前に分かっているコンピューター (ハードウェア) とソフトウェアの環境から問題の原因やその解決方法がある程度絞り込める場合もある。

とは言え実際に稼働している企業 / 組織内環境で、誰がどのような機種・形式・仕様のコンピューターを利用しているのか、またそのコンピューターにはどのようなソフトウェアがインストールされているのかを調査するのは、実は結構面倒な作業である。
もし資産管理が非常に良く行われている企業であれば、会社の資産であるコンピュータについて機種・形式・仕様や現在の利用者が確認できる資料 (資産管理台帳など) が存在するだろうから、ハードウェアについてはそれが利用できるし、ソフトウェアについても会社組織として導入したものであればそのライセンスが資産計上されているだろうから、同じ台帳からわかる場合がある。
しかし現実的に言えば、小規模な企業や事業所でそこまで精緻な管理がされている場合は少なく、ひどい場合は会社として購入したりリースしたりした (そして存在しなければならない) コンピュータが何台なのかも資料が無い場合だってあるだろう。そうなればハードウェアについては実地確認して現況ベースでの情報を得る必要がある。

またソフトウェアについても会社として購入したライセンスならちゃんと台帳に載っているという場合でも、利用者が個人的にインストールした無償利用可能なソフトウェア (フリー ソフトやオープンソース ソフトウェアなど) は把握できない。当然資産管理台帳でソフトウェアは管理していないのなら、これも実地確認して現況ベースでの情報を得る必要がある。
さらにコンピューター以外の IT / ネットワーク機器の把握も必要になる。プリンターやスキャナーなど人が直接操作する機器はまだ「何がどこにあるのか」分かりやすいが、ルーターやハブなど直接操作しない機器はどこに設置されているのかよく分からないという場合もある。またサーバーのようにネットワーク越しの操作しかしない機器の場合、サーバー名と実際の機器の対応関係が不明になる場合もある。サーバー名でアクセスできるのだからどこかでサーバーが稼働している筈だがどこに設置されているのか分からないとか、複数台あるサーバーのどれがどのサーバー名なのか分からない、というケースだ。

こうした「何がどこにあるのか」が分からない状態と、それらが情報として正しく管理されている状態ではヘルプデスクや IT サポートの業務の効率も違ってくる。それだけでなくこうした情報は IT 資産のコスト管理、違法コピーなどの不適切なライセンス利用の防止、さらには情報セキュリティー管理にも重要であり、単にヘルプデスクや IT サポートだけの問題ではない。
一般的にこういう情報に基づくハードウェア / ソフトウェアの IT 資産の管理を「インベントリ管理」あるいは「IT アセット マネージメント」などと呼んで、それを売り物にしたシステムやサービスも大々的に販売されている。そこまで大仕掛けなシステムを作らなくとも、どんなコンピューターがあって、どんなソフトウェアが使われていて、どんなネットワーク構成になっているのか、まとめの情報 (台帳やシステム図) があれば最低限の管理はできる。。

とは言え最初に情報を収集するのは前述のように少し面倒な作業になる場合も少なくない。いちいちコンピュータのある場所まで出向き、機種・形式・仕様を調べ、さらにインストールされているソフトウェアを調べる事になれば、そのコンピュータを使っている人の業務との兼ね合いを考えると作業時間の調整だけでも一苦労するかも知れない。
それでも今後のサポート業務・管理業務の効率化やライセンス管理の適切化、セキュリティーを考えるとぜひやっておくべき作業だし、やり方によっては情報収集をより簡単に行う事も可能だ。

それでは具体的にどのような方法で効率的に情報を収集するのか、またどのように管理するのが良いのか。これについては次に投稿する記事で紹介していきたい。

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